Bedienungsanleitung Büro-Software

1) Anmelden und erste Schritte

1.1 Öffnen Sie buero.shoplife24.de im Browser (funktioniert am besten am PC/Laptop, nicht für unterwegs gedacht – dafür gibt es die Baustellen-App).

1.2 Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein und klicken Sie auf „Anmelden”. Neue Firmen können sich über „Firma registrieren” selbst anlegen (Firmenname, Ihr Name, E-Mail, Passwort) – dabei wird automatisch eine „Inhaber”-Rolle mit vollem Zugriff angelegt.

1.3 Passwort vergessen: Klicken Sie unterhalb des Anmelden-Buttons auf „Passwort vergessen?”, geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf „Link zum Zurücksetzen senden”. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link, über den Sie ein neues Passwort vergeben können.

1.4 Wichtig: Ihr Konto ist an ein einzelnes Gerät gebunden – melden Sie sich auf einem zweiten Gerät mit denselben Zugangsdaten an, wird die erste Sitzung automatisch abgemeldet (“nur ein aktives Gerät gleichzeitig”). Mehrere Browser-Tabs auf demselben Gerät sind kein Problem.

2) Dashboard

Nach dem Anmelden sehen Sie das Dashboard – Ihre Zentrale mit Kennzahlen links (z.B. Umsatz, offene Angebote) und einer Baustellen-Übersicht rechts:

  • Laufende Baustelle – aktuell in Ausführung befindliche Bauvorhaben.
  • Materialbestellungen für folgende BV – Bauvorhaben mit offenen Materialanfragen.
  • Anstehende Baustellen – als Nächstes geplante Bauvorhaben.
  • ToDo-Liste Baustelle – offene Aufgaben je Baustelle, per Klick abhakbar.
  • Abgabetermin Angebot für BV – Angebote mit hinterlegter Abgabefrist.
  • Baubesprechungen – anstehende Termine vom Typ Baubesprechung.
  • Niedriger Lagerbestand – Materialien unter dem hinterlegten Mindestbestand. Klicken Sie auf einen Eintrag, um direkt die Akte des zugehörigen Lieferanten zu öffnen und nachzubestellen.

Jede Kachel einer Baustelle lässt sich anklicken, um die vollständige Baustellen-Akte zu öffnen (Status, Materialverbrauch, Termine, Schriftverkehr, Fotos, Aufmaß).

3) Kunden (mit den Mappen Angebote, Aufträge, Nachträge, Rechnungen)

3.1 Über den Menüpunkt „Kunden” gelangen Sie zur Kundenübersicht. Oben finden Sie fünf Register (Mappen): Kunden, Angebote, Aufträge, Nachträge, Rechnungen – alle greifen auf dieselben Kundendaten zu, nur die Ansicht wechselt.

3.1 Kunden anlegen und verwalten

Klicken Sie auf „Neuer Kunde”, füllen Sie Name, Anschrift, Kontaktdaten aus und speichern Sie. Ein Klick auf einen bestehenden Kunden öffnet die Kunden-Akte mit allen zugehörigen Aufträgen, Rechnungen, Terminen, Schriftverkehr und Fotos an einem Ort.

3.2 Angebote erstellen

1. Wechseln Sie zur Mappe „Angebote” und klicken Sie auf „Neues Angebot”.
2. Wählen Sie den Kunden aus (oder legen Sie direkt einen neuen an).
3. Fügen Sie Positionen hinzu: entweder frei eintippen, aus dem Materialbestand übernehmen (Menge/Dicke eingeben, Preis wird automatisch berechnet), ein komplettes Rezept (Materialkombination) übernehmen, oder eine GAEB-Datei importieren (Ausschreibungs-Datei einlesen, Positionen werden automatisch angelegt und – wo möglich – automatisch mit passendem Material und Preis verknüpft).
4. Optional: Bauzeichnungen hochladen, Aufmaß direkt im Angebot erfassen, Kalkulationsformblätter (VHB 221/222/223) oder eine Urkalkulation für öffentliche Ausschreibungen erstellen.
5. Über „Drucken/PDF” eine Druckvorschau öffnen, über „Senden” direkt per E-Mail an den Kunden verschicken (benötigt ein eingerichtetes E-Mail-Konto im Postfach).

Status ändern: Setzen Sie ein Angebot auf „angenommen”, wird automatisch ein Auftrag mit fortlaufender Nummer (Format JJ-MM/lfd.Nr.) daraus erzeugt.

3.3 Aufträge

Aufträge entstehen automatisch aus angenommenen Angeboten oder lassen sich auch direkt neu anlegen. Hier verwalten Sie den Ausführungsstatus, verknüpfen die Baustelle und können jederzeit einen Arbeitszettel für Mitarbeiter erstellen (siehe Baustellen-Akte, Punkt 3.5).

3.4 Nachträge

Für Mehrkosten während der Ausführung: neuen Nachtrag zu einem bestehenden Auftrag anlegen, Positionen ergänzen, Nachtragsangebot drucken/versenden – rechnet automatisch gegen den Hauptauftrag ab.

3.5 Rechnungen

Rechnung aus einem Auftrag/Nachtrag erstellen, mit fortlaufender Rechnungsnummer. Wichtig (GoBD-konform): Einmal versendete Rechnungen können nicht mehr nachträglich geändert oder gelöscht werden. Bei Fehlern oder Rückerstattungen erstellen Sie stattdessen eine Stornorechnung (automatische Gegenbuchung) oder eine Gutschrift (mit Begründungsfeld).

3.6 Baustellen-Akte im Detail

Über eine Baustellen-Kachel im Dashboard oder aus einem Auftrag heraus erreichen Sie die Baustellen-Akte mit: Bautagesberichten, ToDo-Liste, Materialverbrauch, Terminen, Schriftverkehr, Baustellenfotos, Bauzeichnungen (inkl. Mängel-Pins) und dem Button „Arbeitszettel erstellen” bei den Auftragspositionen – erzeugt ein druckbares Dokument für Mitarbeiter mit Leistungsbeschreibung, Mengen/Einheiten (bewusst ohne Preise) sowie einer automatisch zusammengestellten Materialliste.

4) Terminplaner

Kalenderansicht aller Termine, verknüpft mit Aufträgen. Klicken Sie auf einen Tag, um einen neuen Termin anzulegen (Kunde/Auftrag zuordnen, Datum/Uhrzeit, Art des Termins z.B. Baubesprechung). Termine mit hinterlegter Kunden-E-Mail lösen automatisch eine Erinnerungs-Mail einen Tag vorher aus (Voraussetzung: verbundenes E-Mail-Konto im Postfach).

5) Mitarbeiter

Mitarbeiterplanung: Stammdaten der Mitarbeiter, Einsatzplanung auf Baustellen, Stundenkonto- und Zeiterfassungs-Übersicht (die eigentliche Zeiterfassung selbst erfolgt in der Baustellen-App durch den Mitarbeiter).

6) Lieferanten

Stammdaten je Lieferant (Ansprechpartner, Telefon, E-Mail, Kategorie). In der Lieferanten-Akte sehen Sie alle Materialanfragen für diesen Lieferanten sowie den E-Mail-Verlauf. Materialanfragen werden teils automatisch beim GAEB-Import gebündelt und mit dem Hinweis „automatisch erkannt – bitte prüfen” markiert.

7) Nachunternehmer

Stammdaten und hinterlegte Preise für Nachunternehmer, die Sie auf Baustellen einsetzen.

8) Postfach

8.1 Unter Einstellungen können Sie ein eigenes E-Mail-Konto (IMAP/SMTP) verbinden – danach läuft der komplette E-Mail-Verkehr direkt in der Büro-Software: neue Mails werden automatisch abgerufen (mit Signalton), Anhänge werden als Vorschau angezeigt.

8.2 Von hier aus – oder direkt aus Angeboten/Aufträgen/Schriftverkehr heraus – lassen sich E-Mails versenden, die automatisch im Postfach-Verlauf und in der jeweiligen Kunden-Akte protokolliert werden.

9) Materialbestand

9.1 Materialien sind nach Kategorien gruppiert und aufklappbar. Neues Material anlegen: Name, Einheit, Kategorie, Einkaufs-/Verkaufspreis, Verbrauch je m² (bzw. je mm Dicke bei dickenabhängigen Materialien wie Ausgleichsmasse), optional Mindestbestand (für die Dashboard-Warnung), Lieferant, Barcode (für den Scan in der App), Foto.

9.2 Rezepte: Kombinieren Sie mehrere Materialien zu einem wiederverwendbaren Rezept (z.B. Kleber + Sockelleiste), das sich mit einem Klick in eine Angebotsposition übernehmen lässt.

9.3 Der aktuelle Lagerbestand wird automatisch reduziert, sobald Mitarbeiter in der Baustellen-App eine Materialentnahme buchen oder eine Inventur durchführen.

10) Buchhaltung

Vier aufklappbare Bereiche:

  • Einnahmen – Liste aller bezahlten Rechnungen.
  • Ausgaben – erfassen Sie Betriebsausgaben mit Lieferant, Betrag, MwSt.-Satz, Kategorie, Zahlungsdatum.
  • USt-Voranmeldung – automatische Berechnung aus Einnahmen/Ausgaben je Zeitraum. Über „An Steuerberater senden” wird eine Text-Übersicht direkt aus dem Postfach an die unter Einstellungen > Steuerberater hinterlegte E-Mail-Adresse verschickt.
  • Jahresübersicht (Kunden) – Umsatz je Kunde im Jahresverlauf.

11) Einstellungen

Alle Abschnitte sind einzeln auf-/zuklappbar:

  • Firmendaten – Logo, Firmenname, Rechtsform, Inhaber/Geschäftsführer.
  • Anschrift & Kontakt – Adresse, Telefon, E-Mail, Website (erscheint auf Angeboten/Rechnungen).
  • Geschäftsangaben – Steuernummer, USt-IdNr., ggf. Handelsregister-Nr./Registergericht, IBAN/BIC.
  • Steuerberater – Name und E-Mail, wird in der Buchhaltung als Empfänger für die USt-Voranmeldung vorgeschlagen.
  • App-Einstellungen – Stundenlohn (€/Std.), fließt in die Preisberechnung zeitwertbasierter Materialpositionen ein.
  • Kalkulationsgrundlagen (Ausschreibungen) – Vorgabewerte für die VHB-Formblätter 221/222/223 bei öffentlichen Ausschreibungen, lassen sich pro Angebot überschreiben.
  • Terminerinnerung – schaltet die automatische Erinnerungs-Mail an Kunden ein/aus.
  • Meisterbot-Verknüpfung – verbindet optional die Meisterbot-KI-Telefonzentrale (falls gebucht) mit der Büro-Software, sodass abgeschlossene Anrufe automatisch Kunden/Termine anlegen.
  • Berechtigungen – siehe Abschnitt 12.

12) Rollen & Berechtigungen, Mitarbeiterkonten anlegen

12.1 Unter Einstellungen > Berechtigungen legen Sie Rollen an (z.B. „Bauleiter”, „Sekretärin”) und wählen für jede Rolle einzeln aus, welche Bereiche in der Büro-Software und welche in der Baustellen-App freigeschaltet sind. Die Rolle „Inhaber” ist fest vergeben und hat immer vollen Zugriff.

12.2 Neues Mitarbeiterkonto anlegen: Name, E-Mail-Adresse, Passwort und Rolle festlegen, speichern. Der Mitarbeiter erhält automatisch eine E-Mail mit seinen Zugangsdaten (sofern ein E-Mail-Konto im Postfach verbunden ist) und kann sich damit sofort in beiden Apps anmelden – sieht dabei ausschließlich die für seine Rolle freigeschalteten Bereiche.

12.3 Die Anzahl gleichzeitig anlegbarer Mitarbeiterkonten richtet sich nach Ihrem gebuchten Paket (1/3/6/10 Nutzer) – die Übersicht “X von Y Arbeitsplätzen belegt” finden Sie ebenfalls unter Berechtigungen.

13) Eigenes Passwort ändern & Abmelden

Oben rechts bzw. über das Nutzer-Menü erreichen Sie jederzeit „Passwort ändern” (unabhängig von Ihrer Rolle) sowie „Abmelden”.